Entlassmanagement

Entlassmanagement ist der gesetzlich geregelte Prozess, mit dem Krankenhäuser sicherstellen, dass Patienten nach der stationären Behandlung lückenlos in die ambulante oder pflegerische Weiterversorgung übergehen (§ 39 Abs. 1a SGB V).

Erklärt für Einsteiger

Wenn jemand aus dem Krankenhaus entlassen wird, ist die Behandlung oft noch nicht abgeschlossen: Man braucht vielleicht noch Physiotherapie, ein neues Medikament oder Unterstützung zu Hause. Damit nichts vergessen wird und keine Versorgungslücke entsteht, ist das Entlassmanagement verpflichtend. Das Krankenhaus muss vor der Entlassung klären: Was braucht dieser Patient danach? Und es muss die Verordnungen ausstellen und Folgetermine organisieren, bevor der Patient das Haus verlässt.

Überblick

Das gesetzliche Entlassmanagement ist seit Oktober 2017 für alle zugelassenen Krankenhäuser Pflicht. Die Rechtsgrundlage ist § 39 Abs. 1a SGB V, konkretisiert durch den Rahmenvertrag Entlassmanagement zwischen dem GKV-Spitzenverband, der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) und der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).

Das Entlassmanagement umfasst folgende Kernpflichten des Krankenhauses:

Strukturiertes Entlassungsassessment: Welcher Patient braucht was nach der Entlassung?
Ausstellung von Verordnungen direkt aus dem Krankenhaus (Kurzzeitverordnungen)
Übermittlung des Entlassbriefs an den weiterbehandelnden Arzt
Organisation von Anschlussheilbehandlung, häuslicher Pflege oder Hilfsmitteln

Das Entlassmanagement ist eng mit den TI-Anwendungen verknüpft. Der Entlassbrief wird per KIM verschickt, Verordnungen laufen über das E-Rezept oder die eVO.

Interesse compliance

Rechtsgrundlage: § 39 Abs. 1a SGB V und Rahmenvertrag Entlassmanagement (zuletzt geändert 2024). Krankenhäuser müssen das Entlassmanagement für alle GKV-Versicherten durchführen. Für PKV-Patienten besteht keine gesetzliche Pflicht nach SGB V, aber vergleichbare Qualitätsanforderungen der DKG. Verstöße gegen das Entlassmanagement können zu Rückforderungen durch Krankenkassen führen. KIS-Systeme müssen das Entlassmanagement dokumentieren und die entsprechenden TI-Workflows unterstützen (KIM-Entlassbrief, E-Rezept, eVO).

Technische Details

Kurzzeitverordnungen bei der Entlassung

Ein zentrales Element des Entlassmanagements sind Kurzzeitverordnungen, die der Krankenhausarzt direkt ausstellen kann, um Versorgungslücken bis zum ersten ambulanten Termin zu überbrücken. Diese umfassen:

Arzneimittelverordnungen: Bis zu 7 Tage Versorgung mit Arzneimitteln als E-Rezept (gesetzliche Pflicht ab 2024) oder Papierrezept (Muster-16)
Heilmittelverordnungen: Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, für maximal 14 Tage nach Entlassung
Häusliche Krankenpflege (HKP): Häusliche Pflege als elektronische Verordnung
Hilfsmittelversorgung: Rollstuhl, Gehhilfen, Stomamaterial

Seit der Integration des E-Rezept-Pflicht im stationären Bereich sind Arzneimittelverordnungen beim Entlassmanagement in vielen Häusern auf E-Rezept umgestellt.

Praxis-Tipp: Entlassrezept in der Praxis richtig einlösen

Ihr Patient kommt mit einem Entlassrezept (Muster 16 mit rosa Streifen und Aufdruck “Entlassmanagement”) aus dem Krankenhaus. Was Sie wissen müssen:

Das Entlassrezept ist nur 3 Werktage gültig (inklusive Ausstellungstag, Montag bis Samstag).

Maximal 3 Arzneimittel pro Rezept. Das Krankenhaus darf nur 7 Tage Versorgung verordnen.

Sie müssen das Entlassrezept nicht neu ausstellen. Die Apotheke kann direkt beliefern.

Folgerezepte: Wenn der Patient länger Medikamente braucht, stellen Sie nach dem ersten Praxistermin ein reguläres Kassenrezept aus.

Häufiger Fehler: Das Entlassrezept wird in der Apotheke abgelehnt, weil die 3-Tage-Frist abgelaufen ist. Weisen Sie Patienten bei der Entlassung darauf hin, sofort in die Apotheke zu gehen.

Entlassbrief per KIM

Der Entlassbrief ist das wichtigste Kommunikationsmittel beim Entlassmanagement. Er enthält:

Zusammenfassung der stationären Behandlung
Entlassdiagnosen (ICD-10-GM)
Durchgeführte Eingriffe (OPS)
Aktuelle Medikation (inklusive Änderungen)
Geplante Weiterbehandlung und offene Befunde
Verordnungen für Nachsorge

Der Entlassbrief soll laut Rahmenvertrag innerhalb von 24 Stunden nach Entlassung an den nachbehandelnden Arzt übermittelt werden. Die empfohlene Übertragungsform ist KIM, das sichere E-Mail-System der Telematikinfrastruktur.

Frist-Warnung: 24-Stunden-Pflicht für den Entlassbrief

Rechtsgrundlage: § 39 Abs. 1a Satz 9 SGB V i.V.m. Rahmenvertrag Entlassmanagement (GKV-Spitzenverband, DKG, KBV; 14. Änderungsvereinbarung ab 1. April 2026 in Kraft) Frist: Der Entlassbrief muss innerhalb von 24 Stunden nach Entlassung des Patienten an den weiterbehandelnden Arzt übermittelt werden. Handlungsbedarf: Krankenhäuser müssen sicherstellen, dass der KIM-Versand des Entlassbriefs im KIS automatisch durch die ADT^A03-Entlassungsnachricht ausgelöst wird. Die KIM-Adresse des nachbehandelnden Arztes muss vor Entlassung im VZD recherchiert und im KIS hinterlegt sein. Manueller Fax-Versand als Fallback ist technisch erlaubt, aber für den Rahmenvertragsnachweis gegenüber Krankenkassen nicht gleichwertig. Bei Nichtbeachtung: Krankenkassen können bei nachgewiesenen Verstößen Vergütungsabschläge geltend machen. Der MDK prüft im Rahmen von Abrechnungskontrollen die Einhaltung der Entlassmanagement-Dokumentationspflichten.

Praxis-Tipp: Entlassbrief per KIM empfangen

Krankenhäuser schicken Entlassbriefe zunehmend per KIM. In Ihrer Praxis bedeutet das:

KIM-Posteingang mindestens einmal täglich prüfen. Entlassbriefe kommen oft am Entlassungstag oder am Folgetag.

KIM-Adresse Ihrer Praxis im VZD (Verzeichnisdienst) korrekt eingetragen? Wenn nicht, landet der Brief per Fax oder gar nicht.

Entlassbrief im PVS importieren: Viele PVS öffnen KIM-Anhänge (PDF oder CDA) direkt in der Patientenakte. Prüfen Sie, ob Ihr PVS das unterstützt.

Medikationsänderungen aus dem Entlassbrief sofort in den Medikationsplan übernehmen. Krankenhäuser ändern häufig Dosierungen oder tauschen Präparate.

Häufiger Fehler: KIM-Adresse ist veraltet oder nicht mehr aktiv. Ergebnis: Das Krankenhaus schickt den Brief ins Leere. Prüfen Sie Ihre KIM-Adresse beim KIM-Anbieter (Laufzeit und Aktivierung).

Interesse technik

KIM-Entlassbrief: technisches Format ist standardmäßig ein CDA Level 2-Dokument (Arztbrief-CDA, verpflichtend für strukturierte Übertragung nach dem KBV-MIO Arztbrief). FHIR R4-basierte Entlassbriefe nach MIO-Spezifikation sind für neue Systeme möglich. KIS-seitig: ADT^A03-Nachricht (HL7-v2) triggert den KIM-Versand des Entlassbriefs. KIM-Adresse des aufnehmenden Arztes wird über den VZD aufgelöst. Bis zur vollständigen KIM-Einführung ist Fax als Fallback weiterhin erlaubt.

Dev Quickstart: ISiK Encounter-Entlassung und ePA-Upload (FHIR R4)

ISiK-Profil ISiKKontaktGesundheitseinrichtung (Encounter R4). Entlassung = status: finished + hospitalization.dischargeDisposition.

# 1. Encounter bei Entlassung auf "finished" setzen (ISiK FHIR PATCH)
curl -X PATCH "https://kis.krankenhaus.local/fhir/Encounter/enc-12345" \
  -H "Authorization: Bearer <IDP-Token>" \
  -H "Content-Type: application/json-patch+json" \
  -d '[
    { "op": "replace", "path": "/status", "value": "finished" },
    { "op": "add", "path": "/hospitalization/dischargeDisposition", "value": {
        "coding": [{
          "system": "http://fhir.de/CodeSystem/entlassungsgrund",
          "code": "01",
          "display": "Behandlung regulär beendet"
        }]
    }}
  ]'
 
# 2. Entlassbriefe des heutigen Tages abfragen
curl "https://kis.krankenhaus.local/fhir/Encounter?status=finished&date=2026-03-20" \
  -H "Authorization: Bearer <IDP-Token>" \
  -H "Accept: application/fhir+json"
 
# 3. Entlassbrief als DocumentReference in ePA einstellen (ab April 2026 Pflicht)
curl -X POST "https://epa-server.example.org/epa/api/v1/fhir/DocumentReference" \
  -H "Authorization: Bearer <ePA-Token>" \
  -H "Content-Type: application/fhir+json" \
  -d '{
    "resourceType": "DocumentReference",
    "status": "current",
    "type": { "coding": [{ "system": "http://dvmd.de/fhir/CodeSystem/kdl",
                           "code": "AM010106", "display": "Entlassungsbrief" }] },
    "subject": { "identifier": { "system": "http://fhir.de/sid/gkv/kvid-10",
                                 "value": "A123456789" } },
    "content": [{ "attachment": { "contentType": "application/pdf",
                                  "data": "<Base64-PDF>" } }]
  }'

ISiK Encounter-Profil: simplifier.net/de.gematik.isik-basismodul
Entlassungsgrund-CodeSystem: http://fhir.de/CodeSystem/entlassungsgrund
ePA-Dokumenttyp Entlassbrief: KDL-Code AM010106
Repo: gematik/spec-ISiK-Basismodul

Workflow im KIS

Ein typischer Entlassmanagement-Workflow im KIS:

Entlassungsplanung starten (1-2 Tage vor Entlassung): Pflegedienst und Sozialarbeiter führen Entlassungsassessment durch. Ergebnis: Nachsorgepläne im KIS dokumentiert.
Verordnungen erstellen: Arzt erstellt E-Rezepte (Arzneimittel), eVO (Heilmittel, Häusliche Pflege) oder Hilfsmittelverordnungen direkt im KIS.
Entlassbrief fertigstellen: Arzt schließt den Entlassbrief im KIS ab, qualifiziert elektronisch signiert (QES) mit HBA.
KIM-Versand: Das KIS schickt den Entlassbrief per KIM an den Hausarzt des Patienten. Die KIM-Adresse wird aus dem VZD oder der Patientenstammdaten ermittelt.
ePA-Eintrag: Sofern der Patient eingewilligt hat, wird der Entlassbrief in die ePA hochgeladen.
Arzneiübergabe: Entlassungsmedikamente werden dem Patienten mit ausgehändigtem E-Rezept-Token (QR-Code) oder direkt über die Krankenhausapotheke mitgegeben.

Klinik-Integration: Entlassmanagement-Workflow im KIS absichern

ADT^A03-Trigger: Der KIM-Versand des Entlassbriefs sollte automatisch durch die ADT^A03-Entlassungsnachricht ausgelöst werden. In SAP IS-H und Dedalus ORBIS ist dies konfigurierbar, aber nicht überall der Default. Manueller Versand riskiert Überschreitung der 24-Stunden-Frist (Rahmenvertrag Entlassmanagement).

HBA-Verfügbarkeit sicherstellen: Jeder signierende Arzt benötigt seinen HBA am Kartenterminal. An Wochenenden und im Schichtbetrieb entstehen häufig Engpässe. Prüfen Sie, ob Ihr KIS eine Delegation der QES-Signatur auf diensthabende Ärzte unterstützt, und klären Sie die rechtliche Zulässigkeit für Ihren Dokumententyp mit dem Rechtsberater.

KIM-Adressauflösung via VZD: Die KIM-Adresse des weiterbehandelnden Arztes wird aus dem VZD bezogen. Fehlende oder veraltete LANR/BSNR in den KIS-Patientenstammdaten sind der häufigste Grund für KIM-Versandfehler. Monitoring des KIM-Versandstatus im KIS empfohlen: Fax-Fallback ist weiterhin erlaubt, aber nicht dokumentationsfest für den Nachweis gegenüber Krankenkassen.

Interesse business

Entlassmanagement-Lösungen im KIS sind Pflichtkomponenten und oft Teil größerer KIS-Upgrade-Projekte. Differenzierungspotenzial liegt bei: automatisierter Nachsorgeplanung (KI-gestützte Risikoerkennung), integrierten Hilfsmittel-Beauftragungssystemen, direkter eVO-Anbindung, und KIM-Versand-Monitoring. Pflege und REHA-Überleitungen sind häufig manuell und technisch unterentwickelt, hier liegt Optimierungspotenzial.

Anschlussheilbehandlung und Rehabilitation

Das Entlassmanagement umfasst auch die Einleitung von Anschlussheilbehandlung (AHB) oder medizinischer Rehabilitation. Dafür sind spezifische Antragsverfahren gegenüber der GKV oder Rentenversicherung erforderlich. Das KIS muss entsprechende Formulare und Übermittlungswege bereitstellen.